Trẻ dưới 14 tuổi vẫn được cấp hộ chiếu riêng, nhưng không tự khai được: cha, mẹ hoặc người giám hộ khai tờ khai, ký thay và nộp hồ sơ cho con. Theo Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019, hộ chiếu phổ thông cấp cho người chưa đủ 14 tuổi có thời hạn 5 năm và không được gia hạn; hết hạn thì làm hộ chiếu mới. Cũng từ luật này, trẻ em không còn được ghi chung vào hộ chiếu của cha mẹ như trước đây nữa.
Phần dưới đây đi theo góc nhìn của người đại diện: ai được ký, cần mang giấy tờ gì để chứng minh mình có quyền ký cho con, các bước nộp trực tiếp và trực tuyến, và những tình huống khiến hồ sơ bị dừng như cha mẹ ly hôn, con đang ở với ông bà hay chỉ một bên cha mẹ đi làm. Chi tiết về mẫu ảnh, nơi nhận kết quả và lệ phí có thể thay đổi theo từng thời điểm, bạn đối chiếu trên Cổng dịch vụ công hoặc với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh nơi nộp.
Ai được khai và ký tờ khai cho con
Luật xuất nhập cảnh dùng chữ "người đại diện hợp pháp" cho trẻ chưa đủ 14 tuổi. Trên thực tế, những người sau thường được chấp nhận:
| Người đứng ra | Có ký thay được không | Giấy tờ chứng minh nên mang |
|---|---|---|
| Cha hoặc mẹ có tên trên giấy khai sinh | Được, một người là đủ | Căn cước của người ký; giấy khai sinh của con nếu dữ liệu dân cư chưa thể hiện quan hệ |
| Cha mẹ đã ly hôn | Được, cả người trực tiếp nuôi lẫn người không trực tiếp nuôi | Như trên; không bắt buộc bản án ly hôn, nhưng nên mang khi có tranh chấp |
| Người giám hộ của trẻ | Được | Trích lục đăng ký giám hộ hoặc quyết định cử giám hộ |
| Ông bà, cô dì chú bác không phải giám hộ | Thường không được ký thay với tư cách người đại diện | Hỏi trước nơi nộp; có nơi chấp nhận người đi nộp hộ nhưng tờ khai vẫn do cha mẹ ký |
Điểm cần nhớ: người ký tờ khai chịu trách nhiệm về thông tin khai trong đó. Khai sai ngày sinh, sai quan hệ, hay khai cho đứa trẻ mình không có quyền đại diện đều có thể bị xử lý. Chuyện nhờ người không có quyền "ký giùm" để cho nhanh không đáng đánh đổi.
Giấy tờ cần chuẩn bị trước khi đi
Hồ sơ cơ bản cho trẻ dưới 14 tuổi gọn hơn người lớn, nhưng phần chứng minh quan hệ với con là chỗ hay thiếu. Một bộ đủ thường gồm:
- Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu theo mẫu hiện hành, do cha, mẹ hoặc người giám hộ khai và ký thay con. Khai trực tuyến thì điền trên Cổng dịch vụ công.
- Ảnh của con theo đúng chuẩn ảnh hộ chiếu. Nhiều nơi chụp ảnh tại chỗ khi nộp trực tiếp; nộp trực tuyến thì phải tải ảnh lên đúng kích thước, nền và tư thế.
- Căn cước của cha hoặc mẹ đi nộp. Con đã có căn cước hoặc số định danh cá nhân thì thông tin của con được tra từ dữ liệu dân cư.
- Bản sao hoặc bản chụp giấy khai sinh của con, nhất là khi dữ liệu dân cư chưa thể hiện quan hệ cha mẹ – con, hoặc tên của cha mẹ trên các giấy tờ không khớp nhau.
- Giấy tờ chứng minh tư cách người giám hộ nếu người nộp không phải cha mẹ.
- Hộ chiếu cũ của con nếu đây là lần cấp lại do hết hạn, hỏng hoặc thay đổi thông tin.
Trước khi đi, bạn nên tự kiểm thông tin của con trên ứng dụng định danh điện tử hoặc với công an cấp xã nơi cư trú. Sai một chữ trong họ tên, sai ngày sinh hay chưa có tên cha trong dữ liệu là lý do phổ biến khiến hồ sơ bị trả, mà sửa dữ liệu dân cư thì phải làm ở một nơi khác.
Các bước nộp hồ sơ trực tiếp
Nộp trực tiếp hợp với lần đầu làm hộ chiếu cho con, vì nhân viên có thể xem giấy tờ và chụp ảnh ngay. Trình tự thường như sau:
- Xác định nơi nộp. Hiện hồ sơ cấp hộ chiếu phổ thông trong nước thường do bộ phận quản lý xuất nhập cảnh thuộc công an cấp tỉnh tiếp nhận; một số địa phương có thêm điểm tiếp nhận khác. Bạn kiểm thông báo hiện hành của nơi mình định nộp.
- Đưa con cùng đi. Trẻ cần có mặt để chụp ảnh và đối chiếu, trừ khi nơi tiếp nhận cho phép nộp ảnh sẵn và không cần con đến.
- Nộp tờ khai đã ký, xuất trình giấy tờ của người đại diện và của con. Nhân viên đối chiếu quan hệ cha mẹ – con, có thể hỏi thêm khi giấy tờ không khớp.
- Nộp lệ phí theo mức hiện hành và nhận giấy hẹn. Giữ giấy hẹn và biên lai cẩn thận, đến lượt nhận cần xuất trình.
- Chọn cách nhận kết quả: nhận tại nơi nộp hoặc đăng ký chuyển phát về nhà nếu nơi đó có dịch vụ này.
- Nhận hộ chiếu, soát lại họ tên, ngày sinh, giới tính và nơi sinh của con trước khi rời quầy. Sai thông tin phát hiện muộn thì phải làm thủ tục điều chỉnh, mất thêm thời gian.
Nếu cả gia đình cùng làm hộ chiếu, bạn có thể nộp cùng một lượt nhưng mỗi người một tờ khai và một bộ hồ sơ riêng. Trẻ em không còn chung hộ chiếu với cha mẹ.
Nộp trực tuyến cho con: thuận tiện nhưng dễ trượt ở khâu ảnh
Cổng dịch vụ công cho phép đề nghị cấp hộ chiếu trực tuyến, kể cả cho trẻ em, khi đáp ứng điều kiện về dữ liệu và ảnh. Người đại diện đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử của mình, chọn làm hộ chiếu cho người chưa đủ 14 tuổi, điền thông tin của con, tải ảnh và thanh toán lệ phí trực tuyến. Đây là cách tiện cho cha mẹ đi làm, không phải xin nghỉ để xếp hàng.
Khâu hay trượt nhất là ảnh. Ảnh trẻ nhỏ tự chụp ở nhà thường bị từ chối vì nền không đều màu, có bóng đổ, bé nghiêng đầu, nhắm mắt hoặc có tay người lớn đỡ lọt vào khung. Nếu ảnh bị trả, hồ sơ trực tuyến phải bổ sung lại, có khi mất nhiều ngày hơn đi nộp trực tiếp. Với trẻ quá nhỏ, nhiều gia đình chọn chụp ở tiệm ảnh có kinh nghiệm làm ảnh giấy tờ cho trẻ em.
Khâu thứ hai là dữ liệu quan hệ. Hệ thống trực tuyến dựa vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Nếu dữ liệu của con chưa ghi tên cha hoặc mẹ, hoặc ghi chưa khớp với người đang đăng nhập, hệ thống có thể không cho người đó khai thay. Khi đó bạn cần cập nhật dữ liệu dân cư trước, hoặc chuyển sang nộp trực tiếp kèm giấy khai sinh.
Những tình huống gia đình hay làm hồ sơ dừng lại
Cha mẹ ly hôn, người kia không đồng ý cho con đi nước ngoài. Việc cấp hộ chiếu cho con không bắt buộc chữ ký của cả hai cha mẹ. Nhưng nếu có tranh chấp, người phản đối có thể gửi đơn đến cơ quan cấp hoặc đề nghị toà giải quyết. Hộ chiếu cấp rồi cũng chưa phải là giấy cho phép đưa con đi; bài về cha mẹ ly hôn trên Thay Mặt bàn kỹ hơn.
Cha mẹ đều đi làm ở nước ngoài, con ở với ông bà. Ông bà thường không ký thay được với tư cách người đại diện. Cách thường dùng là cha mẹ về nộp, hoặc làm thủ tục khai trực tuyến bằng tài khoản của mình rồi để ông bà đưa cháu đến chụp ảnh nếu nơi tiếp nhận cho phép. Hỏi trước để khỏi đi uổng một chuyến.
Tên cha mẹ trên giấy khai sinh của con khác với căn cước. Ví dụ giả định: mẹ đã đổi tên sau khi con ra đời. Khi đó cần thêm giấy tờ chứng minh việc thay đổi, như trích lục thay đổi hộ tịch, để nhân viên nối được hai giấy tờ là của cùng một người.
Trẻ có hai quốc tịch. Hộ chiếu nước ngoài và hộ chiếu Việt Nam của trẻ có quy định xuất nhập cảnh riêng. Phần này thuộc chuyên đề quốc tịch, bạn nên hỏi cơ quan xuất nhập cảnh trước khi đặt vé.
Con từ 14 đến dưới 18 tuổi thì khác gì
Từ đủ 14 tuổi, con được tự khai và ký tờ khai hộ chiếu. Hộ chiếu cấp cho người từ đủ 14 tuổi có thời hạn dài hơn hộ chiếu trẻ em, và con thường phải trực tiếp đến để thu thập thông tin như người lớn. Cha mẹ vẫn là người đại diện theo pháp luật của con cho đến khi con đủ 18 tuổi, nên có những việc liên quan đến xuất cảnh mà nơi tiếp nhận hoặc nước đến vẫn hỏi ý kiến cha mẹ.
Đây là mốc tuổi riêng của luật xuất nhập cảnh, không trùng với các mốc 6, 15, 18 tuổi trong Bộ luật Dân sự. Đừng suy từ luật dân sự ra rằng con 15 tuổi "tự lo được hết" hay con 13 tuổi "vẫn phải chờ cha mẹ ký mọi thứ" ở việc hộ chiếu. Luật chuyên ngành đặt mốc nào thì theo mốc đó.
Cuối cùng, hộ chiếu chỉ là giấy tờ xuất nhập cảnh của Việt Nam. Một số nước yêu cầu trẻ đi cùng một bên cha mẹ hoặc đi với người khác phải có văn bản đồng ý của cha mẹ không đi cùng, có khi phải công chứng, dịch thuật. Trước khi cho con đi, bạn kiểm yêu cầu của nước đến và của hãng vận chuyển, chuẩn bị sẵn giấy đồng ý nếu cần.
Sau khi có hộ chiếu: ai giữ, mất hoặc hỏng thì làm gì
Hộ chiếu đứng tên con nhưng con nhỏ không tự giữ được, nên trách nhiệm bảo quản rơi vào người đại diện. Vài điều nên làm ngay khi nhận:
- Cất hộ chiếu của con cùng chỗ với hộ chiếu của cha mẹ, chụp lại trang thông tin và lưu ở nơi an toàn để khi mất còn có thông tin khai báo.
- Với gia đình đã ly hôn, thoả thuận rõ ai giữ hộ chiếu của con và báo trước cho người kia khi định đưa con đi. Giữ riêng không báo là nguồn tranh cãi rất hay gặp.
- Mất hộ chiếu của con ở trong nước thì người đại diện trình báo theo hướng dẫn hiện hành, có thể trực tuyến hoặc tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, công an nơi gần nhất. Hộ chiếu đã báo mất bị huỷ giá trị; nếu sau đó tìm thấy, đừng tự mang đi dùng mà hỏi cơ quan xuất nhập cảnh về thủ tục khôi phục hoặc làm mới.
- Mất ở nước ngoài thì liên hệ cơ quan đại diện Việt Nam ở nước đó để được cấp giấy tờ thay thế cho con về nước.
- Hộ chiếu bị rách, ướt, bé vẽ bậy lên trang thông tin có thể bị coi là hư hỏng và bị từ chối ở cửa khẩu. Trường hợp này nên làm lại trước chuyến đi.
Khi con đủ 14 tuổi mà hộ chiếu trẻ em vẫn còn hạn, con vẫn dùng được đến hết hạn. Lần làm mới sau đó con tự khai theo thủ tục của người từ đủ 14 tuổi.
Câu hỏi thường gặp
Trẻ sơ sinh có làm hộ chiếu được không?
Được. Không có tuổi tối thiểu để cấp hộ chiếu. Khó nhất là chụp ảnh đúng chuẩn cho trẻ sơ sinh, nên nhiều gia đình chọn nộp trực tiếp để nhân viên hướng dẫn hoặc chụp ở nơi quen làm ảnh giấy tờ cho trẻ nhỏ. Con cần có giấy khai sinh và số định danh cá nhân trước.
Hộ chiếu của con dưới 14 tuổi hết hạn thì gia hạn được không?
Không. Hộ chiếu phổ thông cấp cho người chưa đủ 14 tuổi có thời hạn 5 năm và không được gia hạn. Hết hạn thì làm hộ chiếu mới. Bạn nên kiểm hạn còn lại trước chuyến đi, vì nhiều nước đòi hộ chiếu còn hạn tối thiểu một số tháng khi nhập cảnh.
Cha mẹ ở nước ngoài có làm hộ chiếu cho con đang ở Việt Nam được không?
Có thể khai trực tuyến nếu tài khoản định danh của cha mẹ dùng được và dữ liệu của con khớp, nhưng thường vẫn cần con có mặt để chụp ảnh hoặc đối chiếu ở một số khâu. Cách xử lý cụ thể tuỳ nơi tiếp nhận, nên hỏi trước khi bắt đầu hồ sơ.
Lệ phí làm hộ chiếu cho trẻ em có được miễn không?
Mức lệ phí và các trường hợp được miễn, giảm do văn bản về phí, lệ phí quy định và có thể thay đổi theo thời kỳ. Bạn xem mức hiện hành trên Cổng dịch vụ công hoặc tại nơi nộp thay vì dựa vào con số truyền miệng.
Người không trực tiếp nuôi con sau ly hôn có làm hộ chiếu cho con được không?
Về nguyên tắc vẫn được, vì người đó vẫn là người đại diện theo pháp luật của con nếu chưa bị toà hạn chế quyền. Tuy vậy, con đang ở với người kia nên việc đưa con đi chụp ảnh và giữ hộ chiếu thường cần hai bên thoả thuận. Có tranh chấp thì nên hoà giải trước.
Con đang được ông bà giám hộ thì ai ký tờ khai?
Người giám hộ đã được đăng ký là người đại diện theo pháp luật của trẻ, nên ông hoặc bà là người giám hộ sẽ khai và ký thay cháu. Mang theo trích lục đăng ký giám hộ hoặc giấy tờ chứng minh việc giám hộ để nơi tiếp nhận đối chiếu.