Văn bản thoả thuận cử người giám hộ là giấy do những người cùng đứng một hàng trong thứ tự giám hộ đương nhiên lập ra, thống nhất chọn ai trong số họ sẽ đứng tên giám hộ. Trường hợp hay gặp nhất là trẻ mất cả cha lẫn mẹ, không có anh chị ruột đã thành niên, trong khi còn cả ông bà nội và ông bà ngoại. Bốn người đều là giám hộ đương nhiên theo Bộ luật Dân sự 2015, nên khi ra UBND cấp xã đăng ký, hồ sơ phải kèm văn bản cho biết cả nhà đã chọn ai.
Bài này đi vào đúng tờ giấy đó: khi nào bắt buộc, ai phải ký, người ở xa hoặc đã mất thì xử lý thế nào, câu chữ cần có để cán bộ tư pháp không trả hồ sơ, và nếu trong nhà không thống nhất được thì đường đi tiếp là gì. Phần thủ tục đăng ký giám hộ nói chung (tờ khai, nơi nộp) chỉ nhắc ngắn khi cần.
Vì sao luật đòi phải có thoả thuận thay vì tự động chọn một người
Bộ luật Dân sự 2015 xếp người giám hộ đương nhiên của trẻ chưa thành niên theo từng hàng. Hàng đầu là anh ruột cả hoặc chị ruột cả đã thành niên và đủ điều kiện; anh chị cả không đủ điều kiện thì đến anh chị kế tiếp. Không có ai ở hàng này thì đến hàng ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại. Hàng này vẫn trống thì đến bác, chú, cậu, cô, dì. Trong mỗi hàng, luật không xếp ai trước ai: ông nội không đứng trên bà ngoại, chú không đứng trên dì.
Chính vì cùng hàng mà ngang nhau, luật để những người đó tự thoả thuận cử một hoặc một số người trong họ làm giám hộ. Nếu không có văn bản, cơ quan đăng ký không biết nên ghi tên ai vào sổ, và mỗi người trong hàng đều có thể đứng ra nói mình mới là người giám hộ. Tờ thoả thuận vì thế vừa là giấy tờ hành chính, vừa là cái chốt để sau này không ai trong họ hàng tự ý đi rút tiền hay ký giấy cho cháu nhân danh "giám hộ đương nhiên".
Văn bản này không dùng cho mọi trường hợp. Với người đã thành niên bị toà tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, luật xếp vợ hoặc chồng trước, rồi đến con cả, rồi cha mẹ; ở đây chỉ có một người đứng đầu hàng nên thường không cần thoả thuận. Với trẻ có anh cả hoặc chị cả đủ điều kiện, người giám hộ đã được xác định, các ông bà không cần ký gì cả.
Khi nào hồ sơ cần văn bản thoả thuận
Bảng dưới gom các tình huống gia đình hay gặp. Cột cuối là việc bạn cần chuẩn bị thêm so với tờ khai đăng ký giám hộ.
| Tình huống | Hàng giám hộ đương nhiên | Có cần thoả thuận | Chuẩn bị thêm |
|---|---|---|---|
| Trẻ mồ côi, có anh cả 22 tuổi đủ điều kiện | Anh chị ruột | Không | Giấy tờ chứng minh quan hệ anh em, giấy tờ về việc cha mẹ đã mất |
| Trẻ mồ côi, không có anh chị đã thành niên, còn ông bà hai bên | Ông bà nội ngoại | Có | Văn bản thoả thuận do các ông bà còn sống ký |
| Trẻ mồ côi, chỉ còn bà ngoại | Ông bà nội ngoại | Không (chỉ một người) | Giấy tờ về việc những ông bà khác đã mất, nếu cán bộ hỏi |
| Không còn ông bà, có hai chú và một cô | Bác, chú, cậu, cô, dì | Có | Văn bản thoả thuận của các cô chú bác cậu dì |
| Người cha bị toà tuyên mất năng lực, vợ đã mất, có ba con | Con cả trước | Thường không | Quyết định của toà, giấy tờ chứng minh là con cả |
| Cha mẹ còn sống nhưng bị toà hạn chế quyền với con | Theo thứ tự như trẻ mồ côi | Tuỳ số người cùng hàng | Bản án hoặc quyết định hạn chế quyền |
Nếu hàng trên có người nhưng người đó không đủ điều kiện (ví dụ anh cả đang chấp hành án vì tội cố ý xâm phạm sức khoẻ người khác), hồ sơ phải giải thích vì sao bỏ qua hàng đó. Đây là chỗ hay bị hỏi lại nhất.
Ai phải ký vào văn bản
Mọi người còn sống trong cùng hàng. Nếu cả bốn ông bà đều còn, cả bốn cùng ký, kể cả người không nhận làm giám hộ. Người không nhận ký để thể hiện mình đồng ý giao việc cho người khác. Thiếu một chữ ký là văn bản không còn là thoả thuận của cả hàng.
Người đã mất không ký, nhưng cần có căn cứ. Ông nội đã mất từ lâu thì chỉ ba người còn lại ký. Cán bộ tư pháp có thể tra cơ sở dữ liệu hộ tịch; nếu việc khai tử đăng ký ở nơi khác hoặc từ trước khi có dữ liệu điện tử, bạn nên mang theo trích lục khai tử hoặc giấy tờ tương đương.
Người không đủ điều kiện làm giám hộ. Ông bà đã bị toà tuyên bố mất năng lực hành vi, hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự về tội cố ý xâm phạm người khác, thì không ở trong nhóm có thể được cử. Có nơi vẫn đề nghị họ (hoặc người giám hộ của họ) biết việc thoả thuận; câu này nên hỏi trước cán bộ tư pháp xã.
Người được cử phải đồng ý bằng chính chữ ký của mình. Không ai bị ép làm giám hộ qua thoả thuận của người khác. Văn bản cần có dòng người được cử xác nhận nhận việc.
Đứa trẻ không ký, nhưng ý kiến của trẻ nên được ghi. Bộ luật Dân sự bắt buộc xem xét nguyện vọng của trẻ từ đủ 6 tuổi khi cử hoặc chỉ định người giám hộ. Khi ông bà tự thoả thuận, ghi một dòng "cháu đã được hỏi ý kiến và đồng ý ở với bà ngoại" giúp hồ sơ chắc hơn và tránh tranh chấp sau.
Nội dung tối thiểu nên có trong văn bản
Không có mẫu bắt buộc thống nhất cho văn bản này; một số nơi có mẫu gợi ý tại bộ phận một cửa. Dù dùng mẫu nào, văn bản nên đủ các phần sau để không bị trả lại:
- Thông tin người được giám hộ: họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân, nơi cư trú hiện tại.
- Lý do cần giám hộ: cha mẹ đã mất, mất tích theo quyết định của toà, bị hạn chế quyền, hoặc lý do khác thuộc diện luật định.
- Danh sách đầy đủ những người cùng hàng giám hộ đương nhiên, ghi rõ ai còn sống, ai đã mất, ai không đủ điều kiện.
- Nội dung thoả thuận: cử ông, bà nào làm người giám hộ; nếu cử từ hai người trở lên thì ghi việc chia nhau ra sao.
- Một đoạn về tài sản riêng của trẻ nếu có: tiền bồi thường, sổ tiết kiệm, phần thừa kế; giao cho ai quản lý, ai giữ giấy tờ gốc.
- Nếu cả nhà đã chọn được người giám sát việc giám hộ, ghi luôn tên người đó (thường là một người thân thích không làm giám hộ).
- Chữ ký của từng người, ngày ký, và dòng xác nhận của người được cử.
Phần tài sản không bắt buộc trong văn bản thoả thuận, nhưng ghi sớm giúp cả nhà nói rõ với nhau từ đầu. Chuyện người giám hộ được làm gì với tài sản của cháu là chủ đề riêng, bài này chỉ nhắc chỗ cần ghi.
Người ở xa, ở nước ngoài hoặc không đi lại được
Thoả thuận không đòi mọi người phải ngồi cùng một bàn. Người ở tỉnh khác có thể ký văn bản tại nơi mình ở rồi gửi về; nhiều gia đình chọn chứng thực chữ ký tại UBND xã, phường nơi người đó sống để bên nhận hồ sơ không phải nghi ngờ chữ ký. Luật hộ tịch không nói rõ văn bản thoả thuận phải công chứng hay chứng thực, nên bạn nên hỏi trước nơi sẽ nộp: nơi thì chấp nhận bản có chữ ký các bên ký trước mặt cán bộ, nơi thì đề nghị chứng thực chữ ký của người vắng mặt.
Người đang ở nước ngoài có thể ký và chứng thực chữ ký tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước đó, hoặc ký trước công chứng viên nước sở tại rồi làm hợp pháp hoá lãnh sự và dịch sang tiếng Việt, trừ trường hợp được miễn theo điều ước. Cách thứ hai tốn thời gian hơn; nếu được, hãy dùng cơ quan đại diện.
Ông bà nằm liệt, không tự đến được thì cán bộ chứng thực có thể làm ngoài trụ sở trong một số trường hợp như người già yếu, bệnh nặng; hỏi bộ phận một cửa để được hướng dẫn. Đừng để người khác ký thay rồi điểm chỉ khi ông bà vẫn ký được: chữ ký sai người là gốc của tranh chấp về sau, và tự ký thay người khác còn có thể bị xử lý.
Trình tự từ lúc họp gia đình đến khi có trích lục
Văn bản thoả thuận chỉ là một mảnh của hồ sơ. Đi theo thứ tự dưới đây đỡ phải chạy đi chạy lại:
- Xác định hàng giám hộ đương nhiên của cháu: còn anh chị ruột đã thành niên không, nếu không thì những ông bà nào còn sống.
- Họp gia đình, chọn người giám hộ, chọn luôn người giám sát nếu có tài sản cần quản lý. Hỏi ý kiến cháu nếu cháu từ đủ 6 tuổi.
- Lập văn bản thoả thuận, cho từng người đọc lại tên, ngày sinh, số định danh. Người ở xa ký và chứng thực tại nơi mình ở.
- Gom giấy tờ kèm theo: giấy tờ về việc cha mẹ không còn hoặc không đủ điều kiện, giấy tờ chứng minh quan hệ với cháu.
- Người được cử nộp tờ khai đăng ký giám hộ đương nhiên kèm văn bản tại UBND cấp xã nơi cư trú của cháu hoặc của mình, trực tiếp hoặc qua dịch vụ công trực tuyến.
- Nhận trích lục đăng ký giám hộ, kiểm lại từng chữ trước khi rời quầy, xin thêm bản sao nếu sẽ phải nộp cho ngân hàng, bảo hiểm, trường học.
Thời hạn giải quyết và việc thu lệ phí do văn bản hiện hành quy định; theo Luật Hộ tịch 2014, đăng ký giám hộ cho công dân Việt Nam cư trú trong nước thuộc diện miễn lệ phí đăng ký, nhưng phí cấp thêm bản sao trích lục có thể thu riêng. Đối chiếu tại nơi nộp.
Khi trong nhà không thống nhất được
Có gia đình bên nội muốn nuôi cháu, bên ngoại cũng muốn, hoặc ngược lại không ai muốn nhận. Khi những người cùng hàng không thoả thuận được, Bộ luật Dân sự giao cho toà án chỉ định người giám hộ. Đây là việc dân sự, gia đình nộp đơn yêu cầu tại toà án có thẩm quyền; sau cải cách tổ chức toà năm 2025, việc này thuộc toà án nhân dân khu vực, bạn đối chiếu nơi nhận đơn hiện hành.
Trước khi đi đến toà, nên thử hoà giải: nhờ người lớn tuổi trong họ, tổ hoà giải ở thôn, tổ dân phố, hoặc cán bộ tư pháp xã. Mâu thuẫn thường không nằm ở chuyện ai thương cháu hơn, mà ở tài sản: tiền bồi thường tai nạn của cha mẹ cháu, căn nhà cháu được hưởng. Đề xuất "bà ngoại làm giám hộ, chú út làm người giám sát, sổ tiết kiệm của cháu gửi kỳ hạn dài đến khi cháu 18 tuổi" đôi khi gỡ được bế tắc vì mỗi bên đều có vai.
Nếu tranh chấp có tài sản lớn hoặc đã có lời qua tiếng lại căng thẳng, gia đình nên hỏi luật sư trước khi nộp đơn để hiểu toà sẽ xét những gì: điều kiện chăm sóc, nơi cháu đang sống, nguyện vọng của cháu, sự gắn bó. Bạn có thể bắt đầu bằng việc hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để sắp xếp câu chuyện và giấy tờ cho rõ.
Câu hỏi thường gặp
Văn bản thoả thuận có cần công chứng không?
Luật không quy định rõ hình thức bắt buộc. Thực tế nhiều nơi chấp nhận văn bản có chữ ký các bên ký trước mặt cán bộ, nơi khác đề nghị chứng thực chữ ký người vắng mặt. Hỏi trước bộ phận một cửa nơi nộp để chuẩn bị đúng một lần.
Có thể cử cả ông và bà cùng làm người giám hộ không?
Bộ luật Dân sự cho phép những người cùng hàng thoả thuận cử một hoặc một số người. Tuy vậy quy định về thủ tục hộ tịch nói đến việc cử một người làm giám hộ đương nhiên, nên khi muốn hai người cùng đứng tên, bạn nên hỏi cán bộ tư pháp trước cách ghi vào sổ.
Ông nội đã mất thì có phải ghi vào văn bản không?
Nên ghi rõ trong danh sách những người cùng hàng rằng ông nội đã mất, kèm thời điểm nếu biết. Việc này giải thích vì sao văn bản chỉ có ba chữ ký thay vì bốn và giúp cán bộ đối chiếu với dữ liệu hộ tịch.
Một người ký rồi muốn rút lại thì sao?
Trước khi đăng ký, các bên có thể lập lại thoả thuận mới. Sau khi đã đăng ký, muốn đổi người giám hộ thì phải đi đường thay đổi giám hộ theo các căn cứ luật định, không thể chỉ rút chữ ký là xong.
Cháu đang ở với bà ngoại nhưng hộ khẩu cũ ở bên nội thì nộp ở đâu?
Sổ hộ khẩu giấy đã hết giá trị, nơi cư trú nay xác định theo dữ liệu cư trú. Hồ sơ nộp tại UBND cấp xã nơi cư trú của cháu hoặc nơi cư trú của người giám hộ, nên thường nộp ở xã, phường nơi bà ngoại đang ở là thuận nhất.
Người được cử có được nhận tiền công giám hộ không?
Bộ luật Dân sự cho phép người giám hộ được thanh toán chi phí hợp lý bỏ ra cho việc quản lý tài sản của người được giám hộ. Chuyện có trả thêm tiền công hay không là việc cả nhà nên bàn thẳng và ghi rõ ngay trong văn bản, hỏi thêm cán bộ tư pháp về cách ghi cho đúng.