Khi người bệnh không tự ký đơn được (hôn mê, mất khả năng nhận thức, còn nhỏ tuổi, hoặc đã mất), người được đề nghị bệnh viện cung cấp tóm tắt hồ sơ bệnh án là người đại diện của họ: cha mẹ hoặc người giám hộ với người chưa thành niên, người giám hộ đã được xác lập, hoặc người thân được bệnh viện chấp nhận làm người đại diện trong quá trình điều trị. Hồ sơ cần có đơn đề nghị, giấy tờ tuỳ thân và giấy tờ chứng minh tư cách của người xin.
Hồ sơ bệnh án là thông tin riêng tư được pháp luật bảo vệ, nên bệnh viện không đưa cho bất kỳ ai tự nhận là người nhà. Bài này giải thích sự khác nhau giữa tóm tắt, bản sao và giấy ra viện, ai được xin trong từng trường hợp, giấy tờ cần chuẩn bị, và làm gì khi bị từ chối.
Tóm tắt, bản sao và giấy ra viện khác nhau thế nào
Ba loại giấy này hay bị gọi lẫn với nhau. Biết mình cần loại nào giúp bạn viết đơn đúng ngay từ đầu.
| Loại giấy | Nội dung chính | Thường dùng cho việc gì |
|---|---|---|
| Giấy ra viện | Chẩn đoán, thời gian nằm viện, phương pháp điều trị, lời dặn | Thanh toán bảo hiểm y tế, nghỉ việc hưởng chế độ, tái khám |
| Tóm tắt hồ sơ bệnh án | Quá trình bệnh, kết quả xét nghiệm chính, điều trị, tình trạng lúc ra viện hoặc chuyển viện | Bảo hiểm sức khoẻ, bảo hiểm nhân thọ, chuyển viện, khám ở nơi khác, hồ sơ giám định |
| Bản sao hồ sơ bệnh án | Sao chụp các trang trong hồ sơ theo yêu cầu và quy định | Giải quyết tranh chấp, yêu cầu của cơ quan tố tụng, đánh giá chuyên môn độc lập |
Phần lớn việc của gia đình chỉ cần tóm tắt hồ sơ bệnh án hoặc giấy ra viện. Bản sao toàn bộ hồ sơ là việc lớn hơn, phạm vi được cấp và chi phí sao chụp tuỳ quy định hiện hành và quy trình của từng bệnh viện; hãy hỏi phòng kế hoạch tổng hợp trước khi làm đơn.
Một mẹo nhỏ: trước khi đi xin, gọi hỏi bên sẽ nhận giấy (công ty bảo hiểm, cơ quan bảo hiểm xã hội, bệnh viện nơi chuyển đến) xem họ cần chính xác loại nào, có cần đóng dấu giáp lai hay xác nhận gì thêm. Xin nhầm loại là phải làm đơn lại từ đầu, trong khi người bệnh vẫn nằm đó và gia đình thì đang mệt.
Ai được đứng đơn khi người bệnh không tự ký
Nguyên tắc chung là thông tin trong hồ sơ bệnh án thuộc về người bệnh. Người bệnh có quyền được cung cấp thông tin về hồ sơ của mình; khi người bệnh không tự thực hiện được, quyền đó do người đại diện của họ thực hiện. Ai là người đại diện thì tuỳ hoàn cảnh: cha mẹ với con chưa thành niên; người giám hộ với người đã có quyết định của toà; trong thời gian điều trị, người thân đã đứng ra làm người đại diện và ký các giấy đồng ý.
Điều này có nghĩa là người đã ký giấy đồng ý phẫu thuật cho người bệnh thường cũng là người thuận lợi nhất để xin tóm tắt hồ sơ, vì tên họ đã có trong hồ sơ. Nếu người khác trong nhà đứng đơn, bệnh viện có thể hỏi vì sao người đại diện trước đó không xin, và có thể cần ý kiến của người đó.
Với người bệnh còn tỉnh, còn tự quyết được nhưng không tự đi được (nằm liệt, ở xa), cách thông thường là người bệnh tự ký đơn hoặc lập văn bản uỷ quyền cho người nhà đi xin. Trường hợp này không phải là "ký thay"; người nhà chỉ là người được uỷ quyền làm thủ tục.
Giấy tờ thường được hỏi
Mỗi bệnh viện có mẫu đơn và danh mục riêng; danh sách dưới đây là những thứ hay được yêu cầu, nên mang đủ để khỏi đi lại nhiều lần:
- Đơn đề nghị theo mẫu của bệnh viện hoặc tự viết: thông tin người bệnh (họ tên, năm sinh, mã người bệnh hoặc số vào viện nếu biết, khoa, thời gian nằm viện), loại giấy cần, mục đích sử dụng, thông tin người đứng đơn và quan hệ.
- Giấy tờ tuỳ thân của người đứng đơn.
- Giấy tờ chứng minh quan hệ: giấy chứng nhận kết hôn với vợ chồng, giấy khai sinh với cha mẹ – con, hoặc giấy tờ hộ tịch khác thể hiện quan hệ.
- Giấy tờ chứng minh tư cách đại diện nếu có: trích lục đăng ký giám hộ, quyết định của toà, văn bản uỷ quyền của người bệnh khi còn tỉnh.
- Giấy tờ về tình trạng người bệnh khi cần: ví dụ giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử nếu người bệnh đã mất.
- Văn bản của bên yêu cầu nếu có: một số công ty bảo hiểm, cơ quan giải quyết chế độ có mẫu đề nghị riêng gửi bệnh viện.
Bản sao giấy tờ có thể cần chứng thực hoặc mang bản chính để đối chiếu; hỏi trước để chuẩn bị đúng.
Viết đơn sao cho bệnh viện xử lý nhanh
Đơn rõ ràng giúp phòng kế hoạch tổng hợp tìm đúng hồ sơ và soạn đúng loại giấy ngay lần đầu. Thứ tự gợi ý khi tự viết đơn:
- Tiêu đề và nơi nhận: đơn đề nghị cung cấp tóm tắt hồ sơ bệnh án, gửi ban giám đốc hoặc phòng kế hoạch tổng hợp của bệnh viện.
- Thông tin người đứng đơn: họ tên, giấy tờ tuỳ thân, địa chỉ, số điện thoại liên hệ, quan hệ với người bệnh.
- Thông tin người bệnh: họ tên, năm sinh, khoa đã điều trị, ngày vào và ra viện, mã người bệnh hoặc số lưu trữ nếu có trên giấy ra viện.
- Lý do người bệnh không tự đứng đơn: đang hôn mê, đã được toà tuyên bố mất năng lực, chưa thành niên, đã mất. Một câu ngắn là đủ.
- Loại giấy và mục đích: tóm tắt hay bản sao, để nộp cho đâu. Nếu bên nhận có mẫu riêng, ghi rõ và đính kèm.
- Danh sách giấy tờ kèm theo và cam kết sử dụng thông tin đúng mục đích, ký và ghi rõ họ tên.
Nếu bệnh viện có mẫu đơn sẵn, dùng mẫu của họ và chỉ bổ sung phần lý do, mục đích. Giữ lại một bản đơn có xác nhận đã nhận hoặc ghi ngày nộp, để khi cần nhắc lại thì có căn cứ.
Khi người bệnh đã mất
Người thân của người đã mất thường cần tóm tắt hồ sơ bệnh án để giải quyết bảo hiểm nhân thọ, chế độ tử tuất, hoặc đơn giản là để hiểu chuyện gì đã xảy ra trong những ngày cuối. Bệnh viện thường cung cấp cho vợ hoặc chồng, cha mẹ, con của người đã mất khi họ chứng minh được quan hệ và việc người bệnh đã mất. Khi có nhiều người thân, bệnh viện có thể hỏi thêm sự đồng thuận, nhất là khi gia đình đang có tranh chấp.
Nếu tóm tắt bệnh án được dùng trong hồ sơ thừa kế hoặc bồi thường, cần xác định ai là người có quyền yêu cầu trong vụ việc đó; đây là câu hỏi thuộc chuyên mục thừa kế hoặc bồi thường, không giải quyết ở quầy bệnh viện. Ở đây chỉ nên nhớ: xin sớm khi còn nhớ rõ khoa nào, thời gian nào; lưu trữ hồ sơ bệnh án có thời hạn theo quy định, và tìm hồ sơ của nhiều năm trước bao giờ cũng lâu hơn.
Với trường hợp người bệnh mất tại bệnh viện, giấy báo tử do bệnh viện cấp là giấy riêng, dùng để đăng ký khai tử. Tóm tắt hồ sơ bệnh án không thay được giấy báo tử và ngược lại.
Bị từ chối hoặc chậm: nguyên nhân và cách xử lý
Thiếu giấy tờ chứng minh quan hệ. Đây là lý do phổ biến nhất. Người cháu chăm ông nhiều năm nhưng không có giấy tờ thể hiện quan hệ trực tiếp sẽ khó xin. Cách xử lý là nhờ người thân gần hơn đứng đơn, hoặc có văn bản đồng ý của họ.
Mục đích không rõ. Bệnh viện có thể hỏi bạn dùng để làm gì. Ghi rõ "nộp công ty bảo hiểm", "chuyển viện", "hồ sơ giám định" giúp bệnh viện biết cần tóm tắt ở mức nào.
Gia đình đang tranh chấp. Khi hai người thân cùng xin và có dấu hiệu mâu thuẫn, bệnh viện thường thận trọng hơn. Trong vụ việc có tố tụng, cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu bệnh viện cung cấp hồ sơ theo trình tự của họ.
Hồ sơ đang được hoàn thiện. Ngay sau khi ra viện, hồ sơ có thể chưa được lưu trữ xong. Hỏi bệnh viện thời điểm có thể nhận, thay vì đến nhiều lần.
Muốn khiếu nại. Nếu cho rằng mình bị từ chối không đúng, bạn có thể đề nghị bệnh viện trả lời bằng văn bản lý do từ chối, rồi phản ánh theo trình tự với lãnh đạo bệnh viện hoặc cơ quan quản lý y tế.
Giữ an toàn thông tin sức khoẻ của người thân
Khi đã cầm trong tay tóm tắt hồ sơ bệnh án, bạn đang giữ thông tin nhạy cảm của người khác. Một vài thói quen nên có:
- Chỉ nộp cho đúng nơi cần, không chụp ảnh gửi vào các nhóm trò chuyện đông người để "hỏi ý kiến".
- Khi hỏi ý kiến bác sĩ khác qua mạng, che họ tên và mã người bệnh nếu không cần thiết.
- Giữ một bộ bản sao có ghi ngày nhận, cất cùng các giấy tờ khác của người bệnh.
- Khi người bệnh hồi phục, trả lại hoặc giao cho chính họ giữ bản gốc; đó là thông tin của họ.
- Không dùng thông tin bệnh án để gây áp lực trong chuyện gia đình, chẳng hạn công bố bệnh của bố để giành quyền quản lý tài sản. Việc đó vừa gây tổn thương vừa có thể vi phạm quy định về bảo vệ bí mật đời tư.
Pháp luật về khám chữa bệnh và về dữ liệu cá nhân hiện hành đều coi thông tin sức khoẻ là loại thông tin cần bảo vệ đặc biệt. Người nhà là người được tin tưởng, nên cũng là người đầu tiên cần giữ gìn.
Câu hỏi thường gặp
Người nhà có xin được tóm tắt bệnh án khi người bệnh còn tỉnh mà không đồng ý không?
Khi người bệnh còn tỉnh và tự quyết được, thông tin là của họ và họ có quyền không đồng ý. Người nhà không thể dùng tư cách thân nhân để vượt qua ý của người bệnh. Nếu người bệnh đồng ý nhưng không tự đi được, họ ký đơn hoặc uỷ quyền.
Mất bao lâu để nhận được tóm tắt hồ sơ bệnh án?
Thời gian tuỳ từng bệnh viện và tình trạng hồ sơ, nhất là khi hồ sơ đã lưu trữ lâu. Khi nộp đơn, hãy hỏi ngày hẹn và cách nhận, có thể qua bưu điện hay không. Nếu cần gấp cho chuyển viện, nói rõ để bệnh viện ưu tiên.
Công ty bảo hiểm có tự xin hồ sơ bệnh án của người thân mình được không?
Thông thường công ty bảo hiểm đề nghị người được bảo hiểm hoặc người thụ hưởng ký giấy đồng ý cho họ thu thập thông tin y tế, hoặc đề nghị gia đình tự nộp tóm tắt. Đọc kỹ giấy đồng ý trước khi ký để biết họ được xem những gì.
Bệnh viện có được thu phí khi cấp tóm tắt hoặc bản sao không?
Việc thu chi phí sao chụp, in ấn tuỳ quy định hiện hành và quy chế của từng bệnh viện. Hỏi ngay khi nộp đơn để biết khoản cần trả và nhận biên lai.
Có thể xin hồ sơ bệnh án của nhiều năm trước không?
Hồ sơ bệnh án được lưu trữ theo thời hạn quy định, tuỳ loại hồ sơ. Hồ sơ cũ thường nằm ở kho lưu trữ nên tìm lâu hơn. Hãy cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt: năm nằm viện, khoa, mã người bệnh trên giấy ra viện cũ.
Tóm tắt bệnh án có dùng thay giấy xác nhận để rút tiền của người bệnh ở ngân hàng không?
Tóm tắt bệnh án cho biết tình trạng sức khoẻ, không chứng minh bạn có quyền thay mặt người bệnh trong giao dịch tài sản. Ngân hàng thường đòi giấy tờ về tư cách đại diện như quyết định của toà hoặc giấy tờ giám hộ, có thể kèm giấy của bệnh viện như một phần hồ sơ.